O que garante um evento de sucesso? - Stall-UP

Em um de nossos últimos posts, nós falamos aqui sobre a importância de escolher o melhor local para o seu evento, e demos até algumas dicas sobre como fazer esta escolha. Agora vamos dar um passo adiante: com o local escolhido, como garantir que o evento vai rolar sem confusão e correria?

Por incrível que pareça, a solução é bem simples: faça um checklist, que nada mais é que uma lista com todos os detalhes aos quais você deve dar atenção não apenas durante o evento, mas também antes e depois. A importância da lista está justamente aí, nos detalhes. Como são muitos, a probabilidade de esquecer algo é bastante grande se você não tiver uma lista.

Por outro lado, com o checklist na mão, a chance de algo dar errado cai bastante. Na prática, ele será um tipo de guia que vai te ajudar a realizar cada evento exatamente como planejado. Antes de falarmos da lista em si, convém colocarmos alguns comentários sobre ela.

Primeiro, você pode colocar sua lista no papel ou no seu celular. O importante é que você esteja sempre com ela a possa acessá-la quando quiser, marcando o que já foi feito. Além disso, é bom que os itens da lista não sejam muito longos, por isso resuma o que for possível. Depois, separe os tópicos por segmentos (segurança, som, divulgação etc.). Isso vai ajudar bastante. E, claro, não deixe de priorizar o que for mais importante e urgente.

• Feito isso, vamos ao que não pode faltar em seu checklist:
• Local onde o evento vai acontecer, com endereço e pontos de referência;
• Cronograma com as atividades do dia e o prazo para cada uma delas;
• Venda de ingressos, se for o caso. Costuma ser a maior fonte de renda de um evento, por isso não pode ser deixada de lado;
• Controle de entrada e saída de funcionários, garantindo que todos estejam em seus postos na hora certa;
• Entrega de equipamentos, testados e em perfeitas condições, nos locais e horários previamente acertados;
• Divulgação em todos os meios possíveis – meios de comunicação, redes sociais etc. – também no prazo correto;

Estes são apenas alguns itens mais genéricos. A estes, você deve adicionar aqueles que são específicos do seu evento. É partir daí que você vai garantir mais eficácia à organização dos seus eventos. Boa sorte!!