Como se organizar para seu evento? – Dicas sobre gestão de eventos.
Você está preparado para realizar e organizar um evento de sucesso?
A pessoa responsável por um evento precisa ter habilidades que vão muito além dos talentos de super organizar festas. Ter que lidar com toda a pressão envolvida na organização é algo complexo e cansativo, por isso é preciso fazer tudo com muita calma e atenção.
E para garantir uma experiência incrível às pessoas presentes no seu evento, é preciso planejamento para que possa evitar contratempos e garantir que saia da melhor maneira possível para todos. Por esse motivo, no blog de hoje traremos algumas dicas importantes para que você possa ter todo o sucesso. Confira!
Conheça seu público
A atenção das pessoas é a moeda mais valiosa O desafio de fazer com que elas se programem e saiam de casa para prestigiar o seu evento não é uma tarefa muito fácil, principalmente diante de outras atividades e contratempos, como trânsito, falta de tempo, etc.
Por isso, pesquisar e compreender as necessidades do seu público é o primeiro passo para idealizar um evento realmente relevante. Tenha ciência das pessoas que estarão presentes no local, quantas pessoas vai chamar e se o local terá suporte para todas elas.
Determine um orçamento
Sem dinheiro, não há evento. Ter em mãos um orçamento detalhado é crucial para montar um plano para ele. E a lista das principais despesas a incluir no orçamento deve abarcar:
- O espaço (aluguel de sala(s), barracas, segurança e estacionamento);
- Equipamentos de áudio e vídeo (projetores, internet/Wi-Fi, alto-falantes, microfones e câmeras);
- Serviço de buffet (bartenders, garçons, alimentação, bebidas, roupa e organização das mesas);
- Publicidade, caso precise ( software de marketing de redes sociais, materiais impressos e trabalho de design e software de gestão de registros de eventos);
- Entretenimento (músicos/DJ, por exemplo)
- Gastos diversos (custos extras: inclui decoração do local, aluguel de barracas, cadeiras e mesas, colaboradores adicionais e impostos e taxas).
Ao definir um valor para o orçamento, você também consegue estabelecer o valor da entrada ou determinar se será gratuito.
Saiba escolher a melhor data e local
Nesta terceira etapa, é importante escolher uma boa data para a realização do evento. Caso contrário,as pessoas podem não comparecer e o seu evento se tornar um verdadeiro fiasco. E não é isso que você quer, né?
Uma boa dica é evitar feriados ou datas próximas a feriados prolongados, como Natal, Ano Novo ou carnaval. O motivo é que nesses períodos as pessoas costumam estar menos disponíveis.
Assim como a data, a escolha de um bom local também é fator determinante para que o seu evento seja bem sucedido. Para isso, existem alguns aspectos que precisam ser levados em consideração, como:
- Quantidade estimada de pessoas;
- Acessibilidade;
- Estacionamento;
- Rotas para chegar no local;
- Capacidade do espaço;
- Segurança.
Tendo tudo isso em mente, a organização do seu evento começa a ficar bem mais fácil.
Planeje antecipadamente
Faça um planejamento detalhado de todos os itens necessários para o seu evento e as pessoas que vão trabalhar nele. Também pense na montagem e organização de tudo, tanto antes quanto depois da festa.
Lembre-se de considerar a quantidade de pessoas que irão frequentar o evento e a quantidade de tendas e barracas a serem instaladas, assim como cadeiras, mesas e todos os demais componentes que farão parte de .
Contrate fornecedores
Outro ponto fundamental para a estratégia de um evento de sucesso é o relacionamento com os fornecedores do seu evento. Afinal, o evento só vai acontecer como o planejado se cada um dos fornecedores contratados cumprir a sua parte e entregar o seu produto ou serviço dentro das condições acordadas, com qualidade e dentro do prazo.
Por isso, invista um tempo na busca pelos melhores fornecedores e construa com eles uma relação de parceria. Não tenha dúvidas de que é muito mais interessante ter uma lista restrita com fornecedores de confiança, que já conhecem as suas demandas, do que uma longa lista de empresas com quem você nunca se sente totalmente tranquilo em trabalhar.
Estabeleça um cronograma e uma a equipe de trabalho
Uma estratégia que ajuda qualquer evento de sucesso é o desenvolvimento de um cronograma completo. Desde a montagem até a desmontagem de tudo. Então, lembre-se: se o cronograma ideal começa muito antes do dia dele, ele também deve ir até um ou mais dias depois.
O fundamental, então, é planejar e organizar tudo para que todas as variáveis estejam cobertas no seu cronograma.
Uma outra certeza: é impossível organizar um evento de sucesso sozinho. É essencial que o produtor monte uma equipe de profissionais competentes, com objetivos e expectativas semelhantes e habilidades complementares — ele precisa estar cercado de pessoas em quem possa confiar tarefas importantes.
Uma equipe completa é fundamental para que o tempo seja melhor aproveitado e para que, assim, seja possível organizar e executar o evento conforme o idealizado.
Entretanto, o simples fato de contar com outras pessoas — mesmo que seja para realizar telefonemas, confirmar presenças, revisar contratos, entre outros detalhes — pode ser determinante para que tudo seja feito no tempo certo.
Alugue os equipamentos certos
Escolha os equipamentos certos para o seu evento, de acordo com o tipo de tendas e barracas e a quantidade de pessoas que irão frequentar.
Monitore o progresso e as preparações finais
Durante o evento, monitore o progresso para garantir que tudo esteja funcionando corretamente e todas as necessidades dos clientes estejam sendo atendidas. Você tem que garantir que antes do evento esteja tudo ok com as montagens, equipamentos, buffett e toda a logística do seu evento para que possa atender a todos da melhor maneira possível.
Com tudo isso garantido, você terá um evento ocorrendo da melhor forma e sem grandes surpresas tanto antes, como durante e depois do seu evento.
Conte com a Stall-up
E claro, você não pode esquecer de contar com a Stall-up para ajudar seu evento com barracas e tendas personalizadas, de acordo com a sua necessidade, seja para compra ou aluguel, com uma montagem rápida e materiais de qualidade.
Aqui na Stall, atendemos todo o Brasil e trabalhamos conforme o desejo e visão de nossos clientes.
E aí, gostou do nosso passo a passo de como organizar um evento? Acha que colocar tudo isso em prática pode ser complicado? Seguindo essas dicas, você pode organizar melhor sua festa ou reunião e garantir que ela seja bem-sucedida.
