Se você está se preparando para organizar um evento, feira ou exposição, não importa o tamanho, existe um caminho que pode lhe ajudar. Neste post, separamos algumas dicas que podem ser importantes para que você não se perca. Acompanhe:
Planejamento
Começa com pesquisas e análises sobre a viabilidade técnica e financeira da realização. O indicado é contratar uma equipe de profissionais de evento para efetuar esse trabalho e se assegurar quanto ao uso de estratégias eficientes para atingir o público-alvo e proporcioná-lo uma experiência marcante. Um planejamento mal executado pode significar a ruína do evento e afetar negativamente a imagem das empresas e marcas envolvidas.
Um ponto importante do planejamento é a escolha do local onde o evento será realizado. Ele deve levar em consideração se o ambiente tem um bom aspecto interno e externo, bem como se ele é acessível a veículos de cargas e passageiros. Isso porque é essencial haver uma infraestrutura capaz de receber a carga e descarga de equipamentos.
O ideal é que o local esteja próximo a estações de ônibus, trem ou metrô. Os organizadores também podem fretar um serviço de transporte para oferecer conforto e comodidade aos participantes. Outros pontos importantes a serem considerados no planejamento são o orçamento e o cronograma. É preciso ser cuidadoso para evitar que a conta termine no vermelho.
Em relação ao cronograma, ele deve conter todas as atividades de organização do evento e os responsáveis por elas, especificando qual é o prazo que cada um deles tem para finalizar as suas tarefas. Mesmo contratando uma empresa para organizar a feira ou a exposição, exija o cronograma e acompanhe se tudo está sendo feito de acordo com o estipulado.
Projeto Arquitetônico
O projeto arquitetônico é a organização do espaço. Essa tarefa deve ser executada por arquitetos e projetistas especializados no segmento. Alguns organizadores podem até achar que não é preciso contratar esse tipo de serviço e que podem desenhar o espaço sozinhos, mas um ter um profissional específico para traçar o layout é fundamental.
A importância do projeto arquitetônico reside, primeiramente, sobre uma questão estratégia. Existem áreas em um espaço de evento que são mais privilegiadas e estratégicas do que outras. Outro ponto é a segurança. O layout deve observar se há espaço suficiente para comportar os participantes esperados, além do acesso às saídas e aos banheiros.
Montagem
Independentemente do modelo, a criatividade é muito bem-vinda nessa etapa, pois ela ajudará a projetar espaços agradáveis e inovadores. Uma opção muito utilizada atualmente e que oferece uma série de alternativas é o uso de tendas. São fáceis de montar e desmontar e permitem diferentes disposições e decorações.
O mobiliário também faz parte do material de montagem, podendo incluir mesas, cadeiras, poltronas, entre outros. A dica é que os móveis componham a identidade do evento, ou seja, eles devem conversar o segmento em foco.
Infraestrutura
Antes de fechar o contrato com o espaço onde você pretende realizar o evento, é preciso se certificar de que eles ofereçam toda a infraestrutura necessária. Alguns dos itens a serem averiguados incluem: área de alimentação ou espaço onde uma poderá ser instalada, número adequado de sanitários, estacionamento seguro, serviço de limpeza, segurança, internet e telefone, entre outros.
O espaço do evento deve estar em dia com as medidas de segurança estipuladas por lei, devendo haver, por exemplo, saídas de emergência e equipamentos para conter incêndios. O espectro preventivo também inclui a instalação de uma área para a prestação de serviços de primeiros socorros. Ah, a contratação de um seguro é outro fator muito importante. O valor cobrado pelas seguradoras varia de acordo com a dimensão do evento.
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