Está pensando em preparar um evento ao ar livre? Seja uma festa de aniversário, casamento, formatura, show ou outro tipo de produção, é preciso planejar minimamente os detalhes para garantir que nada dê errado na hora.
Você sabe por onde começar este planejamento? Não? Então veio ao lugar certo! Nesse post, vamos ajudar você a montar o seu checklist com os principais itens a serem revistos antes de organizar qualquer tipo de evento ao ar livre.
Confira a seguir!
1- Você já sabe onde vai sediar o evento?
O primeiro e mais importante ponto a ser estudado é o local onde você fará o seu evento. É importante verificar o tamanho de acordo com o número esperado de pessoas, as formas de acessar o local (acessibilidade é um aspecto importante a ser considerado), e se o lugar é aberto ou fechado.
A questão do tamanho é bem importante. É melhor garantir que ele seja maior em relação à capacidade, para evitar possíveis transtornos e até mesmo acidentes. Ah, não se esqueça de verificar se há saídas de emergência e extintores dentro do prazo de validade, caso o local seja fechado.
2- Como as pessoas chegarão até lá?
Outro ponto que você não deve descuidar é a questão do transporte. Se o local é distante, pode ser necessário contratar uma empresa de serviço de transporte. Isso garante a integridade física dos convidados, especialmente se houver bebidas alcoólicas no evento.
Não se esqueça de contratar empresas autorizadas e que ofereçam um bom serviço. O mais importante é garantir a segurança dos passageiros durante o trajeto.
3- Escolha os equipamentos certos
Qual tipo de evento será produzido? O próximo passo é definir quais serão os equipamentos utilizados, como câmeras, iluminação, caixas de som, microfone, e até mesmo as tendas que serão usadas.
Depois que você pesquisar os melhores modelos, garanta que os fornecedores serão de confiança. Você não quer ter qualquer dor de cabeça na hora do evento por falha de terceiros. Além disso, fornecedores comprometidos estarão prontos para dar suporte em caso de defeitos nos equipamentos.
4- Alimentos e bebidas
Para tornar o seu evento ainda mais agradável, não deixe de oferecer alimentos e bebidas, porque em 99% das ocasiões, há consumo.
Eventos ao ar livre geralmente são mais informais, e isso também influencia no tipo de alimento e bebida que você vai servir para os convidados.
Leve em consideração também a temperatura prevista para o dia do evento. Evite servir bebidas quentes e alimentos gordurosos se fizer muito calor!
Nossa dica final é para que, se possível, você contrate uma empresa organizadora de eventos. Porque por menor que seja, dá trabalho organizar tudo por conta própria, especialmente se você não tiver experiência na área.
Sem contar que uma empresa especializada garantirá a segurança dos seus convidados, o que é mais importante do que qualquer outra coisa.
5- Alugue um gerador de energia
Sabe aquela história de “comigo isso nunca acontece”? Não conte com isso!
Se você vai fazer um evento ao ar livre, deve levar em consideração que diversos fatores ambientais podem ocasionar uma queda na energia.
Já pensou em deixar todos os convidados na mão?
Não jogue com a sorte. A melhor alternativa é alugar um gerador de energia e garantir que a diversão continuará mesmo se o pior acontecer!
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